Posts Tagged ‘Excel’

Excel kennis structureel ontwikkelen

Hoe je kennis van Excel structureel kan verdiepen en verankeren!

 

Inleiding

Mensen die ooit een cursus Excel hebben gevolgd, kennen dat gevoel wel: “veel geleerd tijdens de cursus, maar na verloop van tijd is veel kennis al weer weggeëbd”.

 

Vreemd is dat natuurlijk niet! Als je namelijk niet met een zekere regelmaat gebruik maakt van de aangeleerde functionaliteiten, dan zakt deze kennis langzaam maar zeker weg.

De kunst is daarom de Excel training zodanig vorm te geven dat naast de inhoudelijke verdiepingsslag er ook een terugkerend gebruiksmoment wordt gecreëerd, zodat sprake is van een min of meer continue leerproces waardoor de Excel kennis structureel wordt verankerd.

 

Hoe je dat kunt realiseren laten we zien in de onderstaande trainingsbenadering “Structurele verdiepings­training Excel”.

 

Structurele verdiepingstraining Excel

Essentie van deze trainingsbenadering is dat enerzijds sprake is van het verdiepen en verankeren van het Excel kennis­niveau en anderzijds sprake is van het borgen van deze kennis op de lange(re) termijn.

 

Met “Structurele verdiepingstraining Excel” bedoelen wij dan ook het volgende:

  • Verdiepingstraining: fundamentele training waardoor kennis van Excel op een bepaald niveau wordt gebracht (o.b.v. gedefinieerde eindtermen)
  • Structureel: opgedane kennis op de langere termijn borgen en upgraden

Opleidingsplan

Om deze structurele opleidingsbenadering in de praktijk te brengen hanteren wij een trainingsprogramma dat als volgt is opgebouwd:

  1. Fase 1:  nulmeting Excel kennisniveau deelnemers en opstellen lesprogramma;
  2. Fase 2:  op niveau brengen van het gewenste Excel kennis- en toepassingsniveau;
  3. Fase 3:  periodiek onderhoud en reguliere upgrading van het Excel kennis- en toepassingsniveau.

In het onderstaande werken wij deze fasering illustratief uit voor een groep van 6 medewerkers werkzaam op de afdeling loon- en Salarisadministratie.

 

Fase 1.   Nulmeting Excel kennisniveau deelnemers en opstellen lesprogramma

Deze fase start met een inventarisatie van het kennisniveau van de deelnemers en het opstellen van een lesprogramma.

  • Om het aanvangsniveau van deze 6 medewerkers te bepalen, dient elke medewerker het Excel intakeformulier[1] in te vullen. Op deze wijze wordt een 0-meting uitgevoerd en krijgt de docent inzicht in het huidige Excel-kennisniveau van elke afzonderlijke deelnemer.
  • Op basis van de informatie uit de Excel intakeformulieren wordt door de docent bepaald wat de individuele en collectieve leerdoelen zijn.
  • Deze leerdoelen worden aangevuld met specifieke Excel onderwerpen die door de organisatie (via de leidinggevende) van belang worden geacht voor de functie/afdeling en dus dienen te worden opgenomen in het lesprogramma.
  • Op basis van deze informatie wordt het definitieve Excel lesprogramma opgesteld, waarin ook duidelijke eindtermen zijn opgenomen.

 Fase 2.   Op niveau brengen van het gewenste Excel kennis- en toepassingsniveau

Dit (goedgekeurde) Excel lesprogramma wordt vervolgens gedurende een periode van een maand als volgt ten uitvoer gebracht:

  • elke week volgen de medewerkers een halfdaagse In-company hands-on Excel training;
  • na elke training wordt huiswerk verstrekt, gericht op het in de praktijk brengen van het geleerde.

Na deze maand (waarin de medewerkers dus in totaal 4 trainingssessies van een halve dag hebben gevolgd) kan desgewenst dit opleidingstraject worden afgesloten met een examen.

Resultaat dient te zijn dat de deelnemers de voor Excel gedefinieerde eindtermen adequaat beheersen.

 

Fase 3.   Periodiek onderhoud en reguliere upgrading Excel kennis- en toepassingsniveau

Om de opgedane Excel kennis ook op de langere termijn te borgen en zelfs te upgraden, worden periodieke (3-maandelijkse) opfris-sessies georganiseerd.

Voorafgaande aan elke opfris-sessie maakt de docent bij elke deelnemer een separate inventarisatie van de dan aanwezige kennishiaten c.q. leerbehoeftes. Op basis hiervan zal dan voor elke opfris-sessie een gericht (individueel/collectief) lesprogramma worden opgesteld.

 

Hierdoor krijgt de medewerker onder meer de mogelijkheid om Excel functionaliteiten die niet regelmatig worden gebruikt, toch te leren beheersen. Daarnaast vindt door deze periodieke opvolging een structurele borging en upgrading van het individuele Excel kennis- en toepassingsniveau plaats.

——————

[1] Excel intakeformulier: dit is een eenduidige vragenlijst op basis waarvan het Excel aanvangsniveau van elke individuele deelnemer kan worden bepaald.


Instructiefilms MS Office

MS Office programma’s kunnen ook worden getraind door het bekijken van handige instructiefilms. In deze films wordt stap voor stap getoond hoe bepaalde functionaliteiten in bijvoorbeeld Excel werken.

Voorbeeld eenvoudige formules in Excel.

 

 

 


Outsourcing MS Office opleidingen

Ter bevordering van gerichte en structurele educatie van medewerkers binnen de organisatie is het te overwegen om de volledige organisatie en uitvoering van uw MS Office opleidingstraject te outsourcen.

Hierdoor creëert de organisatie de mogelijkheid om medewerkers op een structureel hoger plan met de MS Office programma’s te laten werken. Met name Word en Excel bevatten zoveel (verschillende) functionaliteiten dat je die alleen leert te beheersen door een vorm van permanente educatie op dit gebied te introduceren.

Het gaat hier om de primaire en dus meest gebruikte trainingen/opleidingen op het gebied van MS Office, namelijk: Word, Excel, Outlook en Power­Point.


Hoe pak je deze outsourcing aan?

Stap 1.  Bepalen interne opleidingsbehoefte
  • In kaart brengen MS Office opleidingswensen/eisen (per afdeling)
  • Opstellen opleidingsjaarplan MS Office
  • Afstemming met interne contactpersoon

Stap 2.  Realiseren MS Office trainingen
  • Organiseren en uitvoeren MS Office trainingen conform planning
  • 5 * per jaar signalering voor Open rooster cursussen
  • 2 * per jaar signalering voor In-company cursussen

Stap 3.  Managementrapportages
  • Rapportages inzake relevante kengetallen (aantal en soort cursussen, kostenoverzichten, verdeling naar soort functies e.d.)
  • Rapportages inzake cursus- en docentevaluaties


Keuze opleidingsbureau en uitvoering

Van belang is dat het betrokken opleidingsbureau gespecialiseerd is in het verzorgen van trainingen op het gebied van alle MS Office programma’s.

Daarnaast dient er periodiek een gerichte en adequate afstemming plaats te vinden tussen bureau en organisatie, met andere woorden zowel vanuit de klant als vanuit het bureau dient er een duidelijk aanspreekpunt te zijn.

Gescheiden verantwoordelijkheden:
  • Het opleidingsbureau is verantwoordelijk en dus leading waar het gaat om het signaleren van actiemomenten richting de klant en de uiteindelijke realisatie van de trainingen.
  • De klant is verantwoordelijk voor het interne planningsproces.

Erik Bakker