Posts Tagged ‘Office’

Investeren in (Office) opleidingen

Werkgevers zijn best bereid te investeren in opleidingen indien sprake is van een (duidelijk) aanwijsbare toegevoegde waarde. Met een kosten- / baten model wordt inzicht verschaft in het te verwachten rendement van de opleidingsinvestering.

 

1.            Investeringen
Investeren in bijvoorbeeld MS Office opleidingen brengt kosten met zich mee.  Als de doelstelling is om uw medewerkers efficiënter en effectiever te leren omgaan met Excel en Word, dan dient er in aanvang een (eenvoudig) opleidingsplan te worden opgesteld.

Dit plan is als volgt opgebouwd:

  • Bepalen welke (groepen van) medewerkers in aanmerking komen voor een structurele verdiepingstraining op het gebied van Word en Excel;
  • Geselecteerde medewerkers vullen de Word- en Excel intakeformulieren in om het aanvangsniveau per individu te bepalen;
  • Op basis van deze intake worden gelijkwaardige groepen samengesteld en wordt een lesprogramma opgesteld dat is afgestemd op het niveau van de groep
  • De trainingen worden in klassikale vorm gegeven aan groepen van 8 tot maximaal 10 medewerkers, dit ter optimalisering van het leereffect.
  • De medewerkers krijgen 2 keer per jaar een update training om zo het kennis- en toepassingsniveau te waarborgen en om deze medewerkers op de lange termijn naar een hoger (Word- en Excel-) niveau te tillen.

Kosten hiervan bedragen voor een groep van circa 25 medewerkers, dus 3 groepen die allen zowel Excel als Word volgen, circa € 9.000,- op jaarbasis ofwel € 360,- per persoon per jaar!

 

2.            Opbrengsten
Consequentie van deze structurele MS Office training is dat de medewerkers niet alleen efficiënter en effectiever met deze programma’s leren om te gaan, ze zullen ook sneller en met meer plezier deze programma’s gaan toepassen.
Deze medewerkers zijn, door deze training, beter opgeleid op het gebied van Word en Excel en daardoor in staat om efficiënter te werken en dus een hogere productie te realiseren.
Ook de meer indirecte opbrengsten zijn aanwijsbaar, want doordat deze medewerkers veel gerichter met Word en Excel om leren gaan, zullen ze ook met meer plezier en motivatie achter hun computer zitten.

Meer concreet: uit onderzoek blijkt dat medewerkers die structureel beter getraind zijn in het omgaan met Word en Excel, gemiddeld een ½ uur werktijd per dag besparen. Dit komt overeen met een besparing van circa 100 uur op jaarbasis (per persoon) ofwel 2.500 uur voor deze groep van 25 medewerkers.
Totale jaarlijkse besparing als gevolg van het efficiënter en effectiever toepassen van Word en Excel bedraagt daarmee circa € 50.000,- (uitgaande van een uurloon van € 20,-/uur).

 

3.            Vertalen naar opleidingsbeleid
Belangrijk is om bovenstaande investeringsgedachte te verwoorden in een voorstel voor het opleidingsbeleid gekoppeld aan de inzet en kosten die hiervoor benodigd zijn.

Daarbij kan de volgende benadering worden gehanteerd:

  • Beschrijf het opleidingsvoorstel zoals onder punt 1 is weergegeven
  • Bereken de personele en materiele kosten voor de uitvoering van dit voorstel
  • Geef een kwalitatieve omschrijving van de te verwachten effecten van het beleids­voorstel (bijvoorbeeld meetbare gedragsveranderingen, sneller  en nauwkeuriger produceren van rapportages en overzichten, gerealiseerde tijdsbesparing)
  • Verzamel en verwerk deze gedefinieerde kengetallen (incl. tijdbesparingsmogelijk­heden) in beleidsrapportages ten behoeve van het management
  • Zorg voor een jaarlijks financieel overzicht van kosten en (meetbare) opbrengsten.

4.            Voor- en nadelen van een kosten-/batenmodel
Een kosten-/batenmodel helpt om actief te onderzoeken of het gevoerde opleidingsbeleid voldoet. Daarmee ben je sneller in staat om de sterke en zwakke punten van het opleidingsbeleid te beoor­delen. Ook maakt de opleidingsadviseur hiermee het beleid, bijvoorbeeld het belang van een goed en gedegen gebruik van MS Office programma’s, inzichtelijk en toetsbaar.

Nadeel van een kosten-/batenanalyse voor dit soort van opleidingen is dat veel opbrengsten moeilijk in cijfers zijn uit te drukken. Het effect kan dan ook pas vaak achteraf en met kwalitatieve metingen (vraag het de medewerker zelf) worden getoetst.

Erik Bakker


Outsourcing MS Office opleidingen

Ter bevordering van gerichte en structurele educatie van medewerkers binnen de organisatie is het te overwegen om de volledige organisatie en uitvoering van uw MS Office opleidingstraject te outsourcen.

Hierdoor creëert de organisatie de mogelijkheid om medewerkers op een structureel hoger plan met de MS Office programma’s te laten werken. Met name Word en Excel bevatten zoveel (verschillende) functionaliteiten dat je die alleen leert te beheersen door een vorm van permanente educatie op dit gebied te introduceren.

Het gaat hier om de primaire en dus meest gebruikte trainingen/opleidingen op het gebied van MS Office, namelijk: Word, Excel, Outlook en Power­Point.


Hoe pak je deze outsourcing aan?

Stap 1.  Bepalen interne opleidingsbehoefte
  • In kaart brengen MS Office opleidingswensen/eisen (per afdeling)
  • Opstellen opleidingsjaarplan MS Office
  • Afstemming met interne contactpersoon

Stap 2.  Realiseren MS Office trainingen
  • Organiseren en uitvoeren MS Office trainingen conform planning
  • 5 * per jaar signalering voor Open rooster cursussen
  • 2 * per jaar signalering voor In-company cursussen

Stap 3.  Managementrapportages
  • Rapportages inzake relevante kengetallen (aantal en soort cursussen, kostenoverzichten, verdeling naar soort functies e.d.)
  • Rapportages inzake cursus- en docentevaluaties


Keuze opleidingsbureau en uitvoering

Van belang is dat het betrokken opleidingsbureau gespecialiseerd is in het verzorgen van trainingen op het gebied van alle MS Office programma’s.

Daarnaast dient er periodiek een gerichte en adequate afstemming plaats te vinden tussen bureau en organisatie, met andere woorden zowel vanuit de klant als vanuit het bureau dient er een duidelijk aanspreekpunt te zijn.

Gescheiden verantwoordelijkheden:
  • Het opleidingsbureau is verantwoordelijk en dus leading waar het gaat om het signaleren van actiemomenten richting de klant en de uiteindelijke realisatie van de trainingen.
  • De klant is verantwoordelijk voor het interne planningsproces.

Erik Bakker