Office tips & tricks (4)

 

Excel tips & tricks

 

Bijna iedereen kent het programma Microsoft Excel wel. Als je van flink wat data een overzichtelijke grafiek wilt maken of als je snel wat uit wilt rekenen, dan is Excel een uitermate geschikt programma.

Waar veel mensen echter vaak tijd aan kwijt zijn is het uitzoeken hoe bepaalde formules werken, of door onnodig veel handmatig werk uit te voeren. Daarom worden er in deze blog enkele handige tips & tricks aangeboden.

 

1. Het gebruik van draaitabellen

Om een grote dataset overzichtelijk en inzichtelijk te maken is het gebruik van draaitabellen onmisbaar. Het beste is om eerst de gegevens op te maken als Tabel en dan bij Hulpmiddelen voor Tabellen te kiezen voor Samenvatten met Draaitabel. Vink de gewenste velden aan en Excel maakt direct een goede draaitabel.

 

2. Gebruik filters

Wanneer je een grote dataset gebruikt kun je soms door de bomen het bos niet meer zien. Je wilt bijvoorbeeld focussen op een klein deel van de data maar deze staan erg verspreid over de dataset. Het is dan verstandig om filters te gaan toepassen. Deze kunnen ingevoegd worden via het tabblad Gegevens – filter.

Als je kiest voor Opmaken als Tabel worden de filters automatisch geactiveerd. Je kunt vervolgens je data laten sorteren van groot naar klein of op alfabet, of je kunt er voor kiezen om slechts een bepaalde set te filteren.

 

3. Gebruik transponeren

Vaak kom je er achter dat je alle data die je net hebt ingevoerd in kolommen, in rijen wilt hebben of andersom. In plaats van alle data handmatig over te typen kun je de functie transponeren gebruiken, Excel zal dan vanzelf de data omdraaien van kolommen naar rijen. Dit kun je doen door je data in de kolom te kopiëren, vervolgens ga je naar Plakken speciaal en kies je voor de optie Transponeren.

 

4. Gebruik Macro’s

Voor de gevorderde gebruiker is het gebruik van Macro’s erg handig. Een macro kan verschillende handelingen voor een bepaalde reeks uitvoeren. Hierdoor hoef je zelf niet alles uit te voeren.

Wil je bijvoorbeeld een zelfde reeks handelingen uitvoeren op verschillende cellen dan kun je dit met een macro opnemen voor 1 cel en vervolgens laten uitvoeren op alle andere cellen. Dit kan heel veel tijd schelen.

 

Mocht je deze tips al handig vinden en ben je benieuwd naar andere tips & tricks,

schrijf je dan in voor de training Office Tips & Tricks op donderdag 8 oktober.